計算機(jī)學(xué)院檔案部

  秘書處檔案部隸屬于計算機(jī)學(xué)院掛靠團(tuán)委。檔案部是一個很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟块T，主要工作有主要負(fù)責(zé)學(xué)院加減分的匯總;檔案室的整理以及檔案存放;各類活動申請表、存檔表以及活動經(jīng)費預(yù)算表的存檔;綜合測評和班級量化的計算;獎學(xué)金的評定以及評優(yōu)工作。協(xié)助老師及主席團(tuán)工作。

一、本學(xué)期工作安排

1、計算上學(xué)期的綜合測評成績：

根據(jù)上學(xué)年匯總的加減分文件、學(xué)習(xí)成績、班團(tuán)建設(shè)等各種文件來計算班級綜合測評成績，期間需要細(xì)心、耐心、有責(zé)任心地面對每一步工作，不能出錯。

2、評獎評優(yōu)

根據(jù)評獎評優(yōu)文件以及各個班級綜合測評成績來計算班級量化，然后分配獎學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生名額，收集各班上報申請表，檢查格式與是否符合條件后與校里對接。評獎成功后負(fù)責(zé)證書的領(lǐng)取與發(fā)放。

3、部門納新

積極對待部門納新活動，招收符合檔案部要求的部員，如：對待工作積極熱情，對待學(xué)習(xí)努力向上；工作態(tài)度良好，有責(zé)任心等。

4、信息匯總

配合主席團(tuán)及其他部門聯(lián)合完成新學(xué)期計算機(jī)學(xué)院學(xué)生基本信息匯總，期間需要不斷修改格式、內(nèi)容，最終裝訂成冊。

5、每月進(jìn)行加減分計算

每月要求部門收取各個組織及部門加減分統(tǒng)計表，檢查無誤后集體進(jìn)行加減分匯總計算。

6、活動存檔

收集各個部門及組織舉辦的活動存檔表，對每學(xué)期舉行的活動進(jìn)行分類、匯總，做成excel表格進(jìn)行存檔。

7、證書存檔

整理學(xué)院學(xué)生各類證書，按照具體情況仔細(xì)分類命名。證書下發(fā)時聯(lián)系比賽負(fù)責(zé)人，把證書掃描拍照之后進(jìn)行存檔，做成文件及excel表格形式存檔。根據(jù)老師要求，整理統(tǒng)計學(xué)生個人證書，輔導(dǎo)員獎項，指導(dǎo)老師榮譽(yù)等。

8、社會實踐

假期期間準(zhǔn)備社會實踐活動，需要提前完成申請書、策劃案；活動過程中分工明確，詳實記錄；社會實踐活動完成后撰寫感悟，完成后續(xù)活動。

9、每周工作例會

每周對上一周的工作進(jìn)行總結(jié)反省，對出現(xiàn)錯誤的地方嚴(yán)肅對待，工作良好的地方繼續(xù)保持。對下一周工作計劃進(jìn)行安排；呼吁部員認(rèn)真學(xué)習(xí)，養(yǎng)成積極向上的良好風(fēng)氣。認(rèn)真教干事工作，為檔案部培養(yǎng)人才

10、檔案室整理

完成材料入檔等工作，負(fù)責(zé)檔案室的日常清潔維護(hù)。

11.配合老師、主席團(tuán)工作

協(xié)助好老師、主席團(tuán)、秘書長和部長的工作，認(rèn)真完成所交代的任務(wù)。

12.交際方面

熟悉秘書處工作環(huán)境及成員，鼓勵部員與辦公室成員以及其他部門成員多溝通交流，嚴(yán)格遵守秘書處值班注意事項。

二、職責(zé)分配

三位副部長在工作中以下列工作為基礎(chǔ)，相互配合，及時溝通，根據(jù)部長下達(dá)命令，帶領(lǐng)檔案部完成各項工作

三位副部長共同職責(zé)：

進(jìn)行學(xué)期加減分匯總；檔案室材料的整理工作；綜合測評、班級量化、評獎評優(yōu)等一系列工作；協(xié)助老師、主席團(tuán)、部長的工作，認(rèn)真完成所交代的任務(wù)；協(xié)助其他部門完成各種任務(wù)工作；組織部門例會。

檔案部副部長宋婕職責(zé)如下:

1、編輯下發(fā)好各種通知，確保通知下發(fā)到每個班級

2、收好各個部門的申請表、存檔表，做好存檔工作。

檔案部副部長于曙歌職責(zé)如下：

1.整理收發(fā)各類證書

2.把證書掃描拍照之后進(jìn)行存檔。

5.與老師方面進(jìn)行溝通聯(lián)系，

檔案部副部長景國航職責(zé)如下：

1、做好社會實踐的工作

2、輔助老師管理檔案室